Qu'accepte la loi en terme d'informatisation de documents normalement signés ?

J'ai un peu honte de vous poser cette question, mais je dois avouer que je n'ai jamais été confronté à ce type de problématique jusqu'à maintenant ...

Voici une petite explication du contexte : actuellement, nous utilisons des fax pour communiquer des documents dits sensibles (documents administratifs de déclarations d'heures travaillées en particulier). Lesdits documents sont validés par les responsables locaux, puis faxés à notre siège.

Nous avons entrepris, suite à une décision des SI de notre groupe, d'informatiser au maximum ce type de déclarations.

J'ai de mon coté réfléchi, et j'en suis arrivé aux résultats suivants :

1 - solution de facilité : j'équipe mes points de vente de combinés imprimantes / scanner

2 - solution de pérennité : je développe une interface web (par exemple) avec un système d'identification

Mon problème est de savoir à quel moment il n'y a plus de contestation légale possible pour la deuxième solution, en terme de sécurité ...

Merci d'avance de votre aide !